Dermatolog

Dlaczego archiwizacja dokumentacji medycznej stanowi wyzwanie?

Dokumentacja medyczna stanowi jeden z najbardziej wrażliwych i wymagających rodzajów danych. Szpital czy inne placówki medyczne gromadzą tysiące kart pacjentów, w tym wyników badań i historii leczenia. Z biegiem czasu ilość tych akt rośnie w sposób lawinowy. Z tego powodu utrzymanie porządku staje się wyzwaniem. Dochodzi do tego także zgodność z przepisami. Dlatego coraz więcej placówek przekazuje obowiązki archiwizacyjne innym podmiotom. Archiwizacja dokumentacji medycznej realizowana jest zatem przez wyspecjalizowaną firmę archiwizacyjną.

Dokumentacja medyczna odpowiedzialność i wymogi prawne

Zgodnie z obowiązującymi przepisami, dokumentację medyczną należy przechowywać przez określony czas. Najczęściej jest to 20 lat. W niektórych przypadkach nawet dłużej. Dotyczy to wszyskich dokumentów, w formie papierowej oraz elektronicznej. Niewłaściwe przechowywanie dokumentów, to prosta droga do konsekwencji prawnych. Zniszczenie lub utrata takich akt grozi też utratą zaufania pacjentów. Natomiast profesjonalna archiwizacja dokumentacji medycznej gwarantuje, że materiały są bezpieczne. Procedury są zgodne z wymogami RODO, ustawą o prawach pacjenta oraz rozporządzeniami dotyczącymi ochrony danych osobowych i informacji medycznych.

Bezpieczeństwo danych

Firma archiwizacyjna dysponuje odpowiednio przygotowanymi magazynami. Dokumentację przechowuje się tam w stabilnych warunkach. Najczęściej archiwizacja dokumentów ma miejsce w kontrolowanej temperaturze i wilgotności. Działają również systemy zabezpieczeń fizycznych i cyfrowych. Dostęp do akt mają wyłącznie upoważnione osoby, a każde udostępnienie dokumentu jest rejestrowane. To poziom bezpieczeństwa, który trudno osiągnąć w zwykłym pomieszczeniu biurowym lub magazynie przy placówce medycznej.

Archiwizacja dokumentacji medycznej, a digitalizacja

Nowoczesne firmy archiwizacyjne świadczą rozbudowane usługi archiwizacyjne. Oferują bowiem nie tylko przechowywanie, ale również digitalizację akt. Dzięki skanowaniu i indeksowaniu dokumenty papierowe zyskują elektroniczne odpowiedniki. Można je następnie szybko przeszukiwać i udostępniać w formie cyfrowej. Taka forma archiwizacji ułatwia pracę personelu medycznego. Jednocześnie skraca czas potrzebny na odnalezienie dokumentu. Minimalizuje też ryzyko zniszczenia oryginału. Rozwiązania te pozwalają także na integrację z systemami informatycznymi placówki. Wpisuje się to również w kierunek cyfryzacji służby zdrowia.

Optymalizacja przestrzeni i kosztów

Wiele placówek medycznych boryka się z brakiem miejsca. Kartoteki zajmują bowiem całe pomieszczenia. Mogłyby być one wykorzystane na gabinety, rejestrację lub archiwum bieżące. Dlatego przekazanie dokumentacji do profesjonalnego magazynu pozwala uwolnić przestrzeń. Spadają również koszty związane z jej utrzymaniem. Firma archiwizacyjna przejmuje odpowiedzialność za ewidencję i przechowywanie dokumentów. Oznacza to, że personel placówki może skupić się na tym, co naprawdę ważne opiece nad pacjentem.